Wie man Post organisiert: Ein einfaches System, das tatsächlich funktioniert!
Wenn dein täglicher Poststapel anfängt, deine Theken zu übernehmen, bist du nicht allein. Es braucht nicht viel, damit es außer Kontrolle gerät! Nachdem ich jahrelang genug davon hatte, dass Post meine Arbeitsplatte überraschte, habe ich ein einfaches Post-Organisierungssystem eingerichtet, das das Spiel komplett verändert hat. Es hat mir geholfen, die Rechnungen im Griff zu behalten, weniger Unordnung zu haben und mich sofort mit Werbepost auseinanderzusetzen, sobald sie durch die Tür kommt. Das Beste daran? Es ist super einfach zusammenzustellen!
Wenn du also bereit bist, deiner Post zu zeigen, wer das Sagen hat, und deine Arbeitsplattenstapel voller Post ein für alle Mal loszuwerden, bin ich für dich da! Ich werde alle meine Tipps teilen – von der Verringerung der Menge an Junkmail, die man überhaupt bekommt, bis hin zum Sortieren und Organisieren eingehender Post, damit sie sich nie wieder anhäuft! (Beitrag enthält beauftragte Links; für weitere Informationen siehe meine vollständige Offenlegungserklärung {hier})
Hör auf, Werbepost zu bekommen und weiß, was ankommt
Bevor ich meinen Mail-Organizer teile, möchte ich ein paar Dinge vorstellen, die du am Anfang machen kannst, um dir einen Vorsprung zu verschaffen und deine Post im Blick zu behalten.
Entfernen Sie sich von unnötigen Mailinglisten und reduzieren Sie Werbepost – für nur 5 $ für einen Zeitraum von zehn Jahren können Sie sich auf der Verbraucherwebsite der Direct Marketing Association (DMA) {HIER} über einen Schritt-für-Schritt-Prozess registrieren, bei dem Sie auswählen, welche Post Sie möchten und welche nicht. Es lohnt sich so!
Melden Sie sich für elektronische Rechnungszahlung an und stellen Sie Ihre Zeitschriftenabonnements auf digital um. Ich erledige fast alle meine Rechnungen elektronisch, aber ich muss zugeben, dass ich es wirklich genieße, mich mit einer Papierzeitschrift hinzusetzen, anstatt sie auf einem Bildschirm zu lesen, daher habe ich meine Zeitschriftenabonnements nicht auf digital umgestellt, aber ich habe die Anzahl der Zeitschriften, die ich abonniere, stark reduziert.
Erhalten Sie eine Vorschau auf die Post, die Sie an diesem Tag erhalten, indem Sie sich für Informed Delivery by USPS {HIER} registrieren. In letzter Zeit gab es in unserer Stadt einige Probleme mit Postdiebstahl, und es ist schön zu wissen, was ankommt, damit ich sofort weiß, ob ich etwas übersehe. Sie erhalten einfach eine tägliche E-Mail, die so aussieht:
Du kannst auch Informed Delivery nutzen, um USPS-Pakete zu verfolgen, Anweisungen zur Zustellung zu hinterlassen und verpasste Lieferungen neu zu planen (und das ist alles kostenlos). Und obwohl es eher paketbezogen als postbezogen ist, empfehle ich auch, dich bei FedEx {HERE} und UPS My Choice {HERE} (ebenfalls kostenlos!) zu registrieren, um die Kontrolle über deine FedEx- und UPS-Lieferungen zu übernehmen. Sobald Sie registriert sind, werden Sie benachrichtigt, wenn ein FedEx- oder UPS-Paket auf Sie zukommt und wann es erwartet wird, Sie können ein Paket online unterschreiben, anstatt eine Lieferung neu planen und dann warten zu müssen, um zu unterschreiben, und Sie können sogar Präferenzen angeben, wo Sie Ihre Pakete platzieren möchten. Es ist besonders schön, diese Benachrichtigungen im Urlaub zu haben, damit ein Paket nicht ohne Bemerkung vor dem Haus liegt.
Erstellen Sie einen Mail-Organizer
Einen Postorganizer zusammenzustellen ist kostengünstig, schnell und einfach, macht aber den entscheidenden Unterschied, wenn es darum geht, die Kontrolle über Ihre Post zu übernehmen. Du brauchst einfach einen kleinen, dafür vorgesehenen Platz mit einem Schredderer (außer du benutzt nie einen, dann kannst du ihn überspringen!), einen kleinen Ordner mit Ordnern sowie Müll- und Papierkorb. Unseres ist unter dem eingebauten Schreibtisch in unserem Homeoffice eingerichtet (nachdem ich die Details geteilt habe, teile ich ein paar Ideen, wo und wie man seine eigene Post-Organizer-Station einrichten kann, falls man keinen ähnlichen Raum zu Hause hat!). Kannst du es erkennen?
Quellen des Innenministeriums: Schreibtisch (ähnlich) | Flügelstuhl (ähnlich) | Juteteppich (ähnlich) | Falsches Kuhleder (ähnlich) | Kreuzsockelpflanzer | Halb eingebaute Deckenleuchte | Acryl-Gardinenstangen | Vorhänge und Schreibtischtablett – nicht mehr verfügbar
Früher hatten wir einen Ottomane unter unserem eingebauten Schreibtisch, aber der wurde seit dem Einzugstag nicht mehr benutzt, sodass das Erstellen dieser Post-Organierstation so einfach war, wie den ungenutzten Raum einzusetzen:
Regalzubehör: Starburst-Spiegel | Kunstfarn | Taschenuhr | Getrocknete Sternkapsel
Das Erste, was ich gemacht habe, war, alles vom Desktop zu entfernen, was dort nicht sein musste. Eine Sache, die ich versetzt habe, war {unser Echo Dot}, der früher dort stand – ich habe {einen Steckdosen-Wandhalter-Kleiderbügel {HIER} gefunden, der speziell dafür gemacht wurde, deinen Echo Dot von der Theke oder dem Schreibtisch zu entfernen – ich liebe ihn!! Es ist außerdem weiß erhältlich und ermöglicht es dir, deinen Echo-Punkt horizontal oder vertikal aufzuhängen
Für meinen Desktop-Mail-Organizer habe ich einen klaren Acryl-Ordner-Organizer verwendet, der {HIER} gefunden wurde, mit gemusterten Aktenordnern {HIER} auf dem Schreibtisch:
Dann habe ich unter dem Schreibtisch zwei schlanke graue Papierkörbe, die {HIER} gefunden wurden (schau dir auch {diese ähnlichen Containern in Marineblau} an), die mit einem Kreidestift {HIER} für „Müll“ und „Recycling“ beschriftet sind:
Sie stehen auf beiden Seiten unseres Schredders (wir haben unseren seit Jahren, daher ist er nicht mehr erhältlich, aber {dieser Schredder} ist eine sehr bewertete und preiswerte Option).
Hast du keinen ähnlichen Platz in deinem Haus? Ein Kleiderschrank wäre ein weiterer großartiger Ort, um einen Postsortierbereich mit einem Schredder und einem Papierkorb auf dem Boden des Schranks und dem Ordnerordner-Organizer an der Innenseite der Schranktür einzurichten (der durchsichtige Ordner-Organizer, den ich benutzt habe, hat Löcher hinten zum Aufhängen!). Eine weitere Möglichkeit ist, eine ähnliche Station in der Küche in der Nähe Ihres bereits vorhandenen Müll- und Recyclingbehälters einzurichten – legen Sie den Ordnerordner in eine Schublade oder hängen Sie ihn an die Innenseite einer Speisekammertür und fügen Sie eine weitere Mappe hinzu, wenn sie zerkleinert werden muss, um sie beim Füllen der Mappe zu erledigen!
Wie ich eingehende Post organisiere/sortiere
Ich habe meinen Aktenordner-Mail-Organizer mit sechs {diesen Ordnern} gefüllt und {diese gedruckten Labels} enthalten:
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Jeden Tag (es ist so einfach, wenn man sich angewöhnt, es täglich zu machen, anstatt es sich ansammeln zu lassen) nehme ich mir nur ein paar Minuten Zeit, um den Stapel Post zu nehmen und ihn in diese Dateien zu sortieren:
Akte – alles, was ich langfristig behalten möchte und nicht einfach scannen möchte (wie Dokumente mit Unterschrift), kommt in diese Akte. Sobald sie sich füllt (meistens 1-2 Mal im Monat), reiche ich alles auf einmal ein.
Scannen – 90 % der Dinge, die ich langfristig behalten möchte, scanne ich in meinen Laptop. Ich habe diesen kleinen mobilen Scanner gefunden, der {HIER} auf unserem Büroschreibtisch in einem Tablett steht:
Es ist super einfach zu bedienen – nachdem du die Software auf deinem Computer/Laptop heruntergeladen hast, ist es so einfach, die beiden mit einem USB-Kabel zu verbinden, das heruntergeladene Programm zu öffnen, den Ordner auszuwählen, den du scannen möchtest, und dann jedes Blatt vorne zu scannen:
Ich liebe es, dass ich das alles am Laptop sitzen kann, ohne das Hin und Her zu müssen, wie ich es früher mit unserem Druckerscanner tun musste. Sobald alles gescannt ist, schreddere ich alles mit persönlichen Daten. Definitiv ein Muss! Ich warte, bis ich mehrere Papiere in meinem Scan-Ordner habe, um das Scannen durchzuführen – ich mache nicht täglich daran.
3. Bezahlen – alle Papierrechnungen, die bezahlt werden müssen, gehen in diese Akte. Ich habe Benachrichtigungen in meinem elektronischen Kalender (ich benutze die Google Kalender-App), um alle Rechnungen im Ordner sowie alle elektronisch erhaltenen Rechnungen am 1. und 15. eines jeden Monats zu bezahlen.
4. Zu tun – alles, worauf ich reagieren muss, kommt in diese Akte.
5. Rezension – jede Post, die etwas Umfangreiches enthält, das ich lesen muss, bevor ich überlege, was ich damit machen soll, oder Kataloge, die ich später anschauen möchte, kommt in die Rezensionsdatei. Ich ziehe mindestens einmal pro Woche sowohl die To-Do- als auch die Review-Dateien gleichzeitig und erledige das meiste oder alles, was darin enthalten ist. Wenn ich Dinge in Katalogen finde, die ich kaufen möchte oder auf die ich in einem Blogbeitrag verweisen möchte, mache ich mit meinem Handy ein Foto von der Katalogseite und lade es auf eines meiner geheimen Pinterest-Boards hoch (in der Pinterest-App einfach auf das „+“ oben rechts klicken und dann „pinnen“), damit ich mit dem Katalog fertig bin und ihn recyceln kann. (Falls du mir noch nicht auf Pinterest folgst, findest du mich {hier}!)
6. Jeff – alles, was für meinen Mann kommt und keine Werbesendung ist, kommt hier rein. Er schaut es sich an und leert es jedes Wochenende.
Jede Post, die Müll ist oder die ich durchsehen konnte und die ich nicht brauche, geht entweder in den Recycling, in den Müll (Dinge wie das Plastik, das um einige Broschüren und Kataloge gewickelt ist) oder in den Schreddervernichter (Kreditkartenanträge usw.). Der gesamte Prozess dauert weniger als fünf Minuten und lässt einen völlig freien Schreibtisch und Arbeitsplatten zurück. Ich habe mir beim Küchenumbau angewöhnt, den Postfluss so zu organisieren, als mein üblicher Postabladen auf der Küchenarbeitsplatte nicht verfügbar war, und das war ein echter Wendepunkt. Jetzt ist es eine tägliche Gewohnheit, über die ich nicht lange nachdenke.
Oh, und noch etwas – du weißt, dass ich es mag, alles schön zu halten, also frage ich mich vielleicht, ob ich es hasse, den Schredder und die Mülltonnen unter unserem eingebauten Schreibtisch zu haben, statt den hübschen Ottomane, der früher da war. In einer perfekten Welt hätte ich mein Heim-Mail-Organizer-Center versteckt, wo es niemand sehen würde, aber trotzdem an einem bequemen Ort, aber diese perfekte Welt existiert in meinem Haus nicht. 🙂 Ehrlich gesagt ist es nicht so offensichtlich, wenn man den Raum als Ganzes betrachtet, also stört es mich nicht:
aber ich habe den kleinen „Schreibtischrock“ behalten, den ich vor einigen Jahren gemacht habe, um Kordeln zu verstecken (mehr Details in {diesem Beitrag}), und wenn wir eine Party feiern oder ich aus irgendeinem Grund möchte, dass mein Haus besonders schön aussieht, kann ich ihn einfach reinlegen:
Ich hoffe, du hast ein oder zwei Tipps gefunden, die dir helfen, dich ein bisschen besser zu organisieren! Haben Sie noch weitere Tipps, wie Sie die Kontrolle über Ihre Post übernehmen oder Schwierigkeiten mit anderen Organisationsbereichen haben, die Sie gerne im Blog behandelt sehen würden? Gib Gas! Möchten Sie mehr Inspiration zum Organisieren? Sieh dir meinen Beitrag über meine 20 liebsten Ideen zur Hausorganisation an!
XO,
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sagt Carol
October 21, 2023 at 7:11 pm
Hallo Kris, danke, dass du mit uns deine Expertise im Bereich Dekoration und Organisation geteilt hast! Ich finde deinen Blog der beste von allem, was ich lese.
One question regarding ‘paper’ organization: What do you do with tax returns (paper copies or scanned?); and how many years to you keep on file?
I’m also wondering if you do any online consulting?
Reply
Madeline says
January 24, 2023 at 11:37 am
I love this so much! Can you share now where and how you organize the papers you file? Because I never know how to organize the ones I need to keep! Would appreciate the help! Thank you for your awesome blog posts! Love them all!
Reply
Kris Jarrett says
January 24, 2023 at 11:51 am
So glad it was helpful! I scan most paperwork and then shred it but the few things that I keep are in these file box organizers: https://www.amazon.com/gp/product/B08GS11SPM/
Reply
Madeline says
January 24, 2023 at 11:53 am
Thank you so much for your quick answer! You’re the best!
Reply
Jen says
July 14, 2022 at 10:55 am
The fabric boxes look to be from IKEA.
Reply
Chris says
March 24, 2022 at 10:03 am
I’m also interested in the fabric boxes that are in the shelves. Thanks
Reply
Stephanie Wetzel says
February 21, 2022 at 3:07 pm
Kris, I didnt see where you purchased the fabric boxes that are in the bookshelves.
thanks.
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